审计部门帮助组织解决问题的最好方式:发现真正的问题
有的组织领导说:你们审计部门不仅要发现问题,还要解决问题。
有的审计部门说:我们审计部门不仅要发挥监督作用,还要发挥咨询服务的作用,还要帮助组织解决问题,尤其是解决难点问题、热点问题、堵点问题。
有的审计人员说:审计要发挥更大作用,就要以审计的视角发现问题,要以管理的视角解决问题。
……
审计部门虽然有其独立性,虽然不参与具体的经营管理,但是不能袖手旁观地指指点点,也要和第一道、第二道风险防线共同防范风险,也要和组织同舟共济。
那么,审计部门究竟要帮助组织解决什么问题呢?
一、解决问题的前提是发现问题
1.审计部门帮助组织解决问题的最好办法就是发现真正的问题。因为发现真正的问题所在,也就解决了一半以上的问题。审计部门既不要追求发现问题的数量,也不要陷于所谓解决问题的误区。审计部门要集中大部分精力,去发现真正的问题。
2.不要为解决问题而解决问题。审计部门是发现问题的专家,而不是解决问题的专家。解决问题不仅需要各个领域的专业知识,还需要拥有各个领域的实践经验。
二、审计部门应该发现什么样的问题
审计部门究竟要发现什么样的问题呢?审计部门应该发现这些问题:发现深层次的问题,发现能“打动”管理者的问题,发现别人看不到的问题,,发现可以经得起提问的问题,发现可以整改的问题。
1.发现深层次的问题。什么是深层次的问题?问题可以分深和浅吗?当然深与浅要相对地来看,也是要与时俱进地看。以前发现的深层次问题,过上一年半载,可能就成了浅层次的问题。通俗地讲,深层次的问题涉及政策、制度、机制、流程等方面,要么涉及管理的底层逻辑,要么涉及面较广,具有一定的代表性、系统性、典型性。像那些操作性的问题,比如金额记录错误等,如果非主观性错误,涉及金额很小,没有引起错报风险等,我们就不能说是深层次的问题。发现深层次的问题是审计部门不断挖掘问题根源的过程,也是审计部门不断追求价值输出的过程。
2.发现能“打动”管理者的问题。如果每年审计部门发现的问题基本上都雷同,那么各级管理者看得多了,就会“麻木”了。审计部门每年要去发现一些“新鲜”的问题来“打动”管理者,尤其是管理高层。“新鲜”的审计发现从哪里来呢?是从对组织内外部环境、政策变化、业务发展、流程建立和调整等研究的基础上,来挖掘出的问题。有的审计人员坚持所谓的专业性,而不去考虑审计报告的问题描述已经与现有的政策环境不一致了。有的高层管理者的确不太关心审计发现问题,他们只关心问题能不能整改。但是审计人员,仍然需要从高层管理者关注的热点出发,让审计发现更有可能被高层管理者关注。
3.发现别人看不到的问题。从外人来看,审计部门就是专门找问题的部门,审计技术和审计方法论主要是用来发现问题的。审计专业性的体现之一就是发现别人看不到的问题。如果审计部门发现的问题和各职能部门自查时发现的问题雷同,如果审计报告里反映的问题大多是违反某某制度要求、某某不规范、某某有待加强等,那么管理高层慢慢也会对审计发现熟视无睹了。从理论上说,审计具有独立性和客观性,可以从组织的整体角度去发现和评价问题,那么审计发现问题,或者部分的审计发现问题可以揭示系统性、全局性的风险,可以揭示别人看不到的问题。
4.发现经得起提问的问题。有些审计发现问题让人看起来就是鸡毛蒜皮的小事,即使有些审计人员再怎么上纲上线,被审计单位的相关人员还是口服心不服。在审计项目组内部,组长或主审多问发现问题的审计人员几个为什么,就会又从问题背后找到另一个问题。比如,审计人员发现被审计单位业务部门突击报销费用,有些报销是虚列费用,那么为什么会出现这个问题呢?回答是:业务部门的预算额度无法结转到下年使用,那么,为什么预算额度无法结转到下年使用呢?回答是:年初制定的财务政策,那么,为什么年初会制定这样的财务政策呢……
5.发现能够整改的问题。很多审计报告上反映的问题会屡审屡犯,很难整改。问题整改难有很多原因:被审计单位不重视、问题具有行业特点、组织政策影响等等。问题整改难还有一个原因,就是审计报告里的问题定性太宽泛,比如某某业务效益有待提升、某某管理有待完善等等,那么被审计单位做到什么程度算是完成整改呢。还有些时候,审计部门从成本效益原则、风险导向方面提出问题,但是没有考虑组织的政策导向和风险偏好,导致被审计单位依然按照上级的指导思想开展经营。问题整改主体责任是被审计单位,但是审计部门也有责任督导、追踪被审计单位的整改。审计部门不能提出问题就行了,还要考虑提出什么样的问题,如何提出问题。
上面的五条写得还不全面,可能也不准确,但是已经会有审计人员心里想:说起来轻巧,审计项目时间有限,怎么可能让每条审计发现都符合上面五条的标准。确实是这样,受制于资源、能力等主客观条件限制,不可能要求审计人员的每条审计发现问题都符合上述标准。然而,审计部门和审计人员应该不断地探索审计方法,升级审计认知,更好地让审计发现成为审计成果,让审计成果转化为价值。
三、审计部门是为组织服务的
最后,想提醒审计人员:一方面,审计人员不是为自己的“专业”服务的,而是为组织的发展服务的,更直白些,是为组织里的“老大”服务的,是为了促进组织的战略落地。所以,审计报告里的审计发现不能看起来很“专业”,实际上却用途不大。另一方面,审计人员又要回归审计的本源,要通过更“高级”的审计发现来彰显自己的专业价值,而不是让人觉得谁都可以干审计工作。
无论是通过审计发现问题还是通过提出建设性的审计建议,审计部门就是通过帮助组织解决问题来为组织服务的。
素材来源:审计实践
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