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舞弊审计调查的注意事项清单

2024-05-28 18:56:24
# 每日一学
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一、如何确保核查工作依法合规

调查组根据核查方案开展工作，以确保各项工作真正落地。如何确保核查工作依法合规，是这一环节须重点把握的核心问题。核查中需要注意把握以下几个问题：
（一）制订谈话提纲，确定好问话口径，并注意在谈话中根据调查对象的反应情况临时调整问话内容；
（二）谈话应两人一组，做好谈话录音，不能搞集中谈话；
（三）为确保调查工作顺利进行，可暂时中止调查对象的职务，采取强制休假等方式，为开展调查工作创造条件，避免调查对象利用职权对调查工作形成阻碍。
（四）对需要查阅的资料确定范围，做好固定封存，防止资料遗失；
（五）对发现的有价值的电子证据，按照证据规则采取保全措施；
（六）谈话和查阅资料应安排专门场所进行，不影响公司正常工作秩序；
（七）需要组织外部调查的，应安排两人以上进行，并做好详细的调查记录；
（八）每天汇总谈话组和资料查阅组的进度，确定第二天的调查工作安排；
（九）对超越核查方案以外的工作，调查组应及时研究讨论，调整工作内容。
（十）不要打草惊蛇。在常规审计中间发现一个有力证据，怀疑该名员工有舞弊嫌疑。那么就应当请示审计负责人，是否有必要转入专门舞弊审计程序。因为一个我们自认为有力证据，可能我们还没有完全掌握情况，舞弊人员找一个借口就会把此类证据解释过去。所以在与舞弊人员摊牌之前，不要与他沟通敏感的问题。可从侧面或第三方，搜集全所有相关证据。相信这么多证据，他不可能完全推翻。如果过早的打草惊蛇，舞弊人员就有可能保持戒心，甚至销毁一些证据。
一切低调
再没有过多的证据表明，该员工是舞弊人员之前，所有调查小组人员，尽量不要声张，如果过多的人知道了XX员工舞弊是内审人定性的，尤其是在高管人员面前，一旦人他们知道舞弊定性了，审计人员[各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可查阅获取,内审网注]就没有退路了。如果后期没太多证据证实该员工是舞弊，前面证据又被涉嫌舞弊人员解释过去，我们在高管面前就没有解释的余地了。严重的就成了审计人员诬陷别人?后果。
尽量小心求证
因为舞弊审计处理经常会涉及到法律知道，所以最好有公司法务部或者监察部门一同参与。因为他们知道怎么取证是合法的。一旦舞弊人员反驳什么，法务部也可为审计人员证实。另外借助法务，也可以调查到相关人员的背景资料。尤其是供应商、客户的其它公司拿不到的资料。有经验的法务人员，也会提醒审计人员，哪些可以做。哪些证据更有说服力。当然，如果没有过多的证据，或最后证明该员工舞弊的可能性比较小，建议销毁一些敏感证据。
尽量书面记录
如果审计人员与涉嫌舞弊人员做沟通，尽量让他写下来。或者我们录音，做成铁证。如果只是口头说，一被审人员可能会不重视，二容易被翻供，这样审计人员就处于被动地位。
小心抗拒人员
如果在常规审计中，审计人员遇到被审对象，十分不配合审计人员，或者想方设法不提供任何审计人员想要的资料，就应该引起审计人员的注意。这样的人可以大胆假设为嫌疑对象。

二、调查取证渠道注意事项

舞弊收集的证据有很多，人证、物证。比如做采购舞弊审计，询价最好能有供应商盖章的电子版报价单或者电话录音，不能光是打电话要价格。
也有人说录音不能作为证据，有可能是被胁迫或者冤枉的。证据可以包括但不限于以下几种。
（一）主体身份证据
1、身份信息
因民事诉讼或刑事报案原因需要调查自然人的身份信息和关联自然人身份信息。
2、公司主体的资格资质信息
因诉讼原因需要调查公司的营业执照内相关内容、资格资质信息。
3、我们可以从哪些渠道获取主体身份信息呢？
①我们可以获取被调查人的身份证号，相信这个并不困难，从身份证号去查询一系列的相关信息，包括了该人员户籍所在地，征信记录，公开的资产状况，涉及的官司诉讼等相关信息，对被调查人的相关信息有更进一步的掌握。
②我们可以获取被调查人联系方式，包括手机号、微信、QQ等，利用先进的GPS设备，分析出被调查人的活动轨迹。有利于下一步的追踪监察。
（二）录音录像证据
1、私自录音录像的合法性
未经对方同意的私自录制，但未侵犯对方的合法权益，也不违反法律禁止性规定，来源合法的录音录像是可以做为证据使用的。
2、风险规避
注意器材选择：严禁使用窃听窃照设备，可以使用手机或行车记录仪、执法记录仪、录音笔。
注意使用场合：严禁侵犯他人隐私。可以在办公室、公共区域等。
（三）电脑内的电子证据
1、符合证据三性的电子证据完全可以使用
办公使用的电脑和公司统一配置的手机，几乎是最好的电子证据来源，对正在使用中的电脑进行监控，只要属于公司工作电脑，证据一样可以使用。
2、风险规避
取证过程进行公证，建议由第三方具备电子证据调取资质的专业公司进行
（四）谈话笔录
1、谈话笔录制作的完整性
谈话人、时间、地点、被谈话人，事件记录完整性。
2、风险规避
注意签名：要求使用正楷，加注日期；
注意双方签名：谈话人两人以上都需要签名；
谈话必须在工作时间：防止侵犯人权或非法拘禁；
通过一些具体的事例来阐述固定证据的方式。



文章来源于内审网 ，作者吴永 严祥 吴倩倩


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