文章
专家在线
问答
我的

建议财务实施费用控制的3条原则，附：费用审计方法大全

2024-06-26 18:30:23
# 每日一学
剩余内容，展开全文
1.先开源后节流
提出这条原则其实是有一些背景的，因为财务部在公司的地位还不高，即便高层提出要控制费用，财务部在实际执行过程中也还是会遇到不少阻力的，因此，把开源放在节流的前面，主要是肯定销售部门对公司整体收入增长方面做出的重要贡献，肯定销售部门的业绩有利于团结销售部门，减少财务部门在推行费用控制措施中的阻力；其二，撇开这个因素不谈，如果一个公司收入没有大幅度的增长，一味的控制费用，说严重点，那是等于自杀，因为费用从某一方面讲是一种投资，比如，一个新产品上市时的市场推广费用不足，那很可能导致该产品刚上市就面临不被市场认可甚至夭折，因此，控制费用是必要的，但前提一定先有收入的增长，而后才谈到如何节省开支，即先花钱（不花钱就没有产出），后省钱（同样的产出怎样才能少花钱）。
2.只控制不压制
这个原则实际上和第一条是紧密相关的，不花钱就没有产出，因此就非常有必要研究同样的产出怎样才能少花钱，这就是一个支出的合理性问题。通常情况下的费用控制，大都是一味的压缩费用，比如一些大型的集团化的跨国企业，在预算中对于一些终端运营单位采取僵化的自上而下的费用分解，导致运营终端由于集团总部费用预算的硬性约束难以对变化中的市场采取积极的应对措施，导致丧失市场机会。因此，在对待费用的合理化问题上，要尽可能的将费用审批的权利下放到业务前端，如直接主管，他们是对业务最熟悉，最了解情况的，给予一定的费用审批权限便于抓住转瞬即逝的市场机会，达到“开源”的目的。单纯的压缩费用也会导致一种“跷跷板效应”。比如，一些企业的客服部门为了节省支出，将以前的人工应答的客服电话改为自动应答，多层次多选择的“请按某个键”导致客户很难在短时间内找到自己想了解的信息，我想如果一个客户在半分钟内还不能找到他想知道的信息，它就会对这种客户服务不满，费用虽然节约了，但是以牺牲客户满意度为代价的。另外，控制也指向资源重点投入，即在一定的资源约束的前提下，预算时一定要对支出项目作出优先级排序。对于重点拓展的产品和区域、战略市场等一定不要吝啬，一定要学会“烧钱”，而对于那些非核心的业务要“惜土如金”，尽量压缩开支。
3.“前端”优于“后端”
一提到费用，从公司高层到基层财务人员，都会认为是财务部的事情。显然这是一个很盲目的判断。控制费用的切入点应该在花钱的人，即业务部门，如研发部门，销售部门，采购部门等。比如差旅费用，大多数公司的做法是在出差前填写出差申请单，出差回来会凭出差申请单和发票等到财务部门报销，如果财务部门发现有不合理、不合规的交通费、招待费等就退单或者要求业务人员进行详细的解释说明，否则不予报销。这就是一种典型的从后端进行费用控制的思路，即费用已经发生了才判断是否合理，弊端是财务人员为了控制费用，在业务人员面前成了“坏人”，业务人员认为是必要合理的支出，而财务人员由于不了解业务不知道是否合理，解释说明做多了，业务人员觉得财务不信任业务，导致财务人员与业务人员关系紧张。而如果费用控制从前段开始，效果就大有不同了：业务人员在出差之前，出差申请单不仅要预计出差行程还要按照作业成本法列出每一个业务活动预计的费用支出，在由直接主管审批时直接主管就可以根据此次出差的目的、任务等判断哪一些业务活动是与本次出差目的无关的，对于那些非增值性的作业活动就可以考虑不予批准，这样通过减少作业活动，对应的控制没有必要的及不合理的费用支出。财务人员在报销时只需核对出差申请单和实际费用支出情况、发票有无问题，而且业务部门的出差申请也可以为财务部门的资金预算提供可靠信息。
个人觉得在思想意识上达成一致是财务工作在公司范围内推动的重要基础，因此，一些在财务人员看来简单的思路和想法一定要和公司高层及员工达成一致。否则，大家的思维都不在一个层次就很难互相认可，就更谈不上配合工作了。
1.1 费用分类
费用通常指的是三项期间费用，即销售费用、管理费用以及财务费用，不计入到产品成本中，而是直接计入到当期的损益中。
管理费用：行政管理部门的为管理和组织经营而产生的各种费用。管理费用包含的内容相当复杂，包括折旧，如无形资产、长期资产、待摊费用摊销；一些税费，如车船使用税、土地使用税、印花税；行政管理部门在公司经营管理中发生的，或者应由公司统一负担的公司经费，如工会经费、待业保险费、劳动保险费、董事会费、职工教育经费、研究开发费、提取的坏帐准备等。
制造费用虽然名称上是费用，但是其并非期间费用。制造费用不直接计入到产品的成本中，而是间接计入成本。主要是因为制造费用发生时一般无法直接判定它所归属的成本计算对象，而须按费用发生的地点进行归集，月终时再采用一定的方法在各成本计算对象间进行分配，计入成本中。所以制造费用与期间费用是有本质上的区别的。
1.2 具体的管理费用项目
    管理费用很多，所以一一列举也不是很合适，这里选择了几个容易出现问题的2级明细科目。
业务招待费：企业为了联系业务或促销、处理社会关系等目的经常发生的业务。税务上对业务招待费的规定是：企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰。业务招待费发生的表现形式有很多种，比如请客吃饭、赠送物品等。
为了控制业务招待费会有下面的控制：先由费用申请人填制《费用申请单》，详细注明招待时间、招待负责人或宴请事由、招待客人身份及陪同人，如果费用申请人是公司老板，那就安排助理填制。招待完毕后由助理填制《费用报销单》，附餐费、商业发票等原始单据。
大额开支还需要附酒店的点菜单或者说流水单、接送客人的行车记录、住宿身份证记录等能证明客人确实存在且来过的原始记录。部分公司还会要求现场拍照作为业务招待费的证明。赠送礼品需要分年度送礼以及临时送礼。年度送礼一般是根据总部的安排进行统一赠送，临时性安排则根据权限进行。
业务招待费除了上面讲的吃吃饭，还有送送礼、给点钱。送钱分为两种，一个是定期的送礼，比如送税务局或者消防等部门，另外一种是解决重大公关事件的，比如送给报纸媒体的，帮忙消除影响，写软文的。定期的送礼有预算，会有详细列明送礼的名单，职务，对方单位，联系电话，地址，送礼事由，送礼经办人，送礼方式（快件、面交等）。每次送礼都需要公司领导的审批并经相关部门备案。送礼结束，要对差异事项或者效果进行评估，未送部分礼金等需要回收。各个部门的送礼信息限定在本部门，禁止在不同部门之间沟通。泄密者一律开除，并确认签署相关申明。当然送礼的东西，一般会以超市购物卡、当地特色的物品为主，这一块的采购是需要关注的。
至于一些不当的娱乐场所消费，一般公司不允许报销的。
差旅费：指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。国内的发票目前是定额和机打两种形式，国外发票一般是手工填写的。
为了控制差旅费会有下面的控制：分子公司指定的协议酒店，协议酒店一般比正常入住要便宜几十元或者是赠送早餐等。住宿报销时一般需要提供酒店的发票以及住宿流水账，部分控制严格的公司不能报销洗衣等费用。交通方面一般要求提前一个月进行安排。一般由公司行政部进行订票。
飞机票的报销时需要行程单的，当然有些公司还需要电子票。部分公司会和票务公司签订合作协议，票务公司会根据实际情况给于返点。有些票务公司会拿到低价的飞机票，但是卖给消费者的时候是加了价的，所以这个时候他提供给你的行程单是假的，虽然可以正常上飞机。
部分公司出于对差旅费的控制，会采用包干的方式，也就是说给你多少额度，额度内的住宿费、伙食费、通讯费，你可以找任何代票来报销。当然员工自制的白条发票是不允许的。在查包干制的差旅费的时候不能按照正常的审计思路去进行，而是只查票据是否合理即可。这个还是需要看各地的税务局的做法，有些地区对于包干制的差旅是不需要票据的。只要去税务局申请，批准下来后，会计在做账的时候也不需要票据，直接填补贴即可。
对于出差途中发生的业务招待费，有些会计是将其做入差旅费，其实是不合理的。
会务费：召开会议所发生的一切合理费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费等等。会务费有两种情况，一种是本单位召开业务会议，发生的费用剔除从参加会议者收取的部分以后的余额，或者全部由会议组织者支付；另一种是参加上级或其他单位组织的会议，由会议组织者收取的代办费用。以上两种情况中都包含了召开会议所发生的一切费用，当然也可能有餐费、住宿等费用。第一种情况所发生的费用，应该能够区分内容，并且按照不同的性质区别对待，把租用会议场所费用、会议资料费、交通费等列为“公务费---会议费”，把餐费、住宿费等列为“业务招待费”，一般不应该出现所谓的“会务费”发票；但第二种情况完全不同，参加上级或其他单位组织的会议，属于“会务费”范围，凭会议组织者开具的“会务费”发票在“公务费---会议费”报销列支，和“业务招待费”就没有关系。
咨询费：托人就相关事项从咨询人员或公司获得意见或建议而支付的报酬。如向律师或律师事务所咨询相关法律问题而支付咨询费，向税务师咨询相关税务问题而支付咨询费等，以及向虽没有国家认可的相关职称，但可以提供相关信息的人员支付的信息费都可以列入咨询费支出。
通讯费：通讯费除了给予员工的话费补贴，还包含公司的固定电话费以及宽带使用费。员工补贴根据级别会有两种方式，一种是固定补贴，另一种是实报实销。固定补贴的发票则需要移动营业厅购买充值卡，并开具公司抬头的发票。如果是直接通过营业厅的充值机充值则会是个人名义的发票，这样会计入个人所得，计个人所得税。实报实销则根据电信部门的话费账单即可，统一由公司支付。也有些公司是给员工统一办理了套餐以及短号，超出套餐部分自己支付。
1.3 发票
国内的发票分普通发票和增值税发票，管理费用所涉及到的发票都是服务业发票。按照发票的面额可以分为定额发票以及机打票。定额发票因为不好控制，而且容易出现假发票，所以目前是更多的是机打发票。机打发票需要关注2个地方，一个是抬头，另外一个是印章，抬头需要以公司的名义开具，不能以个人名义，而印章需要与消费的地方一致。
对于包干制的会涉及到自己搞发票，有的会采用购买发票的方式来报销，一般购买发票的税点是在5-6%。我们经常在火车站出口看到的一些妇女抱着小孩，嘴里一直嘀咕着发票发票。这些发票往往都是假的，最好还是别买。
国外发票一般都是没有像我国那样，税务局统一规定样式核发的，有很多防伪标识。国外的发票很多都是自制的，一般就是一张纸，上面是简单的情况说明，更多的情况下就是手写的，也不会给盖一个企业的章。有些是个电子的发票，需要直接打印出来。
国人现在是越来越有钱了，有钱就去国外享受。国外红灯区的女人一看有钱，想赚中国人的钱，就学了一句中文“有发票”。老大远看到中国人就喊有发票。时间一长，财务不干了，不给报销了，要求发票内容是日用品才行。于是，站街女就学会了两句中文：“有发票”、“日用品”。
就是因为国外的发票在国内是没办法查真伪的。
1.4  费用报销
在费用报销阶段，有两种情况比较特殊，部门经理报销、遗失票据、跨期报销的情况。
部门经理报销的单据，部门助理申请，自己审核，进入了财务审核流程的情况，这样子就规避了审批流程。一般按照控制的要求是需要该部门经理的上一级来审批。比如是分子公司的财务经理的费用，则需要总部的财务部的审核，不能自己审批。
遗失票据会有很多情况，比如放在衣服里被洗掉等等。遗失票据的管控一般是申请人说明遗失原因，包含住宿地点，时间，金额，由部门经理对此做状况做确认。之后申请人使用其他费用发票来代替原发票进行报销。要去住宿的地方补一个发票不太现实，而且酒店是不会再开一个发票给你的。一般是到本地的旅馆开个住宿发票，但是这样就可能需要补税点或者给点手续费。
至于费用报销中的跨期报销，这种情况主要是会影响所得税前扣除，只要金额小，对内审来说不是什么大问题。 
2审计思路
2.1  业务招待费：
舞弊方式：业务招待费总体就是虚报和浮报，表现的形式很多，比如：购买发票报销，实质上是宴请朋友或者用于私人消费；按照定额发票的面额来报销，比如实际宴请就1000元，但是报销时报销5000元；下属模仿签字报销，比如部分公司的领导的报销是司机或者助理代为办理的，就容易出现下属模仿签字报销；
所需资料：业务招待费申请单、业务招待费明细账、会计凭证、各领导签字样式
审计程序：
1、从财务系统导出业务招待费明细账，按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。
2、将对应会计凭证后的原始凭证与业务招待费申请单进行审核。结合发票上的日期、宴请对象的标准、申请单和报销单的签字字样来分析业务招待费事项合理性。特别需要关注招待明细是否填写清楚（包括招待人员、随同人员、招待事由）。
3、对于异常的报销，需要电话回访或者上门拜访，电话回访酒店时，只要提一下是否可以多开发票，一般接电话的都会有所表示；对于异常签字则需要与签字领导做进一步的确认。
4、原始凭证中的发票一般可以通过登录税务局的网站，发票检索页面。输入发票号码就能辨识发票的真实性。另外发票的抬头是否以公司的作为抬头也是审计时需要关注的，按照现在的规定必须是以公司抬头的发票才是可以作为财务报销凭证。对于申请是XX酒店，但是发票上的发票专用章不是该酒店的也是需要注意的。（发票专用章一般为椭圆形的，里面有酒店的名称，还有财务专用章五个字）
5、对不能在网上查询的发票可以携带以下资料到区(县)级税务机关票证中心作进一步的鉴定：（一）申请单位的介绍信或证明，以及经办人的有效证件（居民身份证、工作证等）；（二）以个人名义申请的，提供个人的居民身份证原件及复印件；（三）申请鉴定的发票（发票联或抵扣联）原件；（四）《鉴定发票申请表》。当然有些地方还可以通过电话来查询。
6、对于国外的发票的检查，一般分两种：一种是现金支付的，这种往往是手写的发票，只能通过对业务事项发生的真实性进行判断，无法从单据本身来核实真实性；另外一种是信用卡支付的，则通过对账单进行核对，来确认事项是否合理。想通过发票的真伪来核实事件的真实性的可能性基本为零。
7、对于送礼审计，基本上关注于流程的合理性，就是看看有没有未经审批的。至于是不是对象有收到礼金或者礼物，是不太适合电话回访的。比如像媒体公关费的赠送是可以通过现场签到表来管控，暗地里的送礼是不太可能搞一个签收记录，还给一个回执。
有一种情况比较特殊，比如临时送礼的，而且送礼的人说是对方指定的礼品，这个是不合理的。至少规格以及礼品的金额是需要提前核实的。
常见审计发现：
存在浮报费用的情况；司机或者助理模仿领导虚报业务招待费；业务招待费未经授权；对政府机关宴请摘要过于明显，比如摘要中注明了宴请税务局局长XX；将业务招待费申请单附于会计凭证后，业务招待费申请单上还是很具体的申请事项，一般都建议将申请单单独保管；存在超额报销，比如就是500块钱的宴请，但是报销时按照最大报销级别进行报销；赠送物品采购价格不合理；存在私自购买礼品且价格异常
审计风险控制：
对于出现在不同业务招待时间，但是发票的号码是连续的情况需要特别注意。所以在对一个部门比如销售部或者采购部进行审计的时候，需要把所有的发票都列在excel表格中进行分析，可能就存在2个人买个基本发票，但是在不同的时间报销。还有一种情况是整数金额报销，一般就餐是不可能出现整数的。
2.2  差旅费：
舞弊方式：采用虚假或者真实发票报销不合理费用；利用酒店的返现金获取好处
审计程序：
1、从财务系统导出差旅费明细账，按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。
2、结合发票上的日期、标准、申请单和报销单的签字字样来分析差旅费事项合理性。
3、住宿发票的抬头是否以公司的作为抬头也是审计时需要关注的。检查酒店流水帐单，是否存在异常的费用。
4、可以通过地图来核实，比如公司地点与住宿地点两者的距离、酒店与机场的距离等。在丁丁地图中，有一栏是查询打的费用的。费用精确程度与实际打的费用相差很小。
5、电话沟通住宿酒店，是否存在返金的情况，一般都是协议酒店是扣除了所谓的返金。
6、飞机票的真伪是通过登录信天游网站（http://www.travelsky.com/tsky/index.html），输入电子客票号码、印刷序号和校验码来核实。另外部分公司是与票务代理公司签订了代理协议，会有一些返点。这就看行政这一块是如何在处理的，票务公司的返点是否被挪用，返点的金额不多。
常见审计发现：
报销了非正常费用的住宿费用，比如洗衣费、雨伞、皮带等；两同性人出差同一地点报销两笔住宿费用；报销了虚假的出租车费用，比如打车去客户公司，报销的出租车票为同一辆车；报销了额外的差旅费用，比如保险费和飞机改签费等；与票务公司的返点未入账；住宿地方与公司很近，走路就200米，但是还是每天有上下班的打的费用等等。
审计风险控制：
有些公司是采用差旅包干制，所以一般就查看有没有超过个人标准、发票是否真实，不适用上述审计程序。
 2.3 会务费：
舞弊动机：
利用会议（活动）经费置换高额招待费，比如私人宴请、宴请领导、同事聚会等具有私人交际性质的招待费用；利用会议（活动）经费变相旅游；利用会议（活动）经费改善团体福利，通过给好处费的办法让酒店换购超市购物卡发放员工，再用酒店出具的会议（活动）经费发票列支，或将应由个人承担的诸如午餐费之类的费用作为“会议（活动）经费”集体报销；利用会议（活动）经费掩盖请客送礼，把会议（活动）经费预先存进宾馆、饭店和会议中心的专门账户，或方便自己或小团体的各项后续消费，或授权或馈赠利益关系人签单消费，或用于个人私下提现送礼行贿；利用会议（活动）经费返利受贿私分，虚假加大会议支出成本并返还现金的现象，已成为酒店行业普遍运作的“潜规则”。
审计程序：
1、从财务系统导出会务费明细账，按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。
2、结合发票上的日期、标准、申请单和报销单的签字字样来分析会议费用事项合理性；还需要注意发票上的红章与会议举办单位的一致性。
3、对于自办会议所需购置的大金额的物品，比如大于1000元，查看其三家比价以及市场价的核实。
4、检查会议活动的立项资料。包括举办会议或活动的依据文件，举办会议或活动的申请报告，会议或活动经费来源和使用的预算报告。会议活动的审批资料。包括会议或活动的项目名称，级别类型，会议地点、会期天数、参加人数、会议议程、经费来源与额度，领导机关审批签字情况等资料。
5、会议活动举办情况资料。包括会议或活动的项目名称、级别类型、会议地点、会议议程及天数（议程日期表）、参加人数（签到花名册）、会议主要材料文本集、财务成员及负责人名单与分工、物品管理成员及负责人名单与分工。
6、检查会议活动的财务收支资料。收据领用、使用、缴销记录，银行账户及账号，财务收支账册及记账凭证与报表，物品购置清单、入库验收单、出库审批单，设备器材购置清单、入库验收单、出库审。
常见审计发现：
会议用物品采购价格偏高；会议购置物品被挪用或者占用；虚假会务费用报销。
审计风险控制：
对于公司开会，其他公司人员来参与，其中涉及到的餐饮与住宿一般为业务招待费。这个就属于账务差错了。 
2.4 咨询费：
舞弊方式：采购人员或者财务人员与咨询机构勾结，虚假三家比价，套取回扣。
审计程序：
1、从财务系统导咨询费明细账，按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。
2、结合咨询公司的报价资料，查看报价基础是否一致，并电话或者上门拜访确认报价信息的真实性。
3、查看合同条款是否齐全，合同章是否与当时参与报价的公司一致。
4、查看款项支付是否符合公司规定。
常见审计发现：
     咨询费用偏高；咨询服务与预期效果不一致；比议价资料虚构。
 2.5  通讯费：
舞弊方式：员工虚假报销；员工上班打私人电话；财务人员渎职支付款项时未核对通话明细。
审计程序：
    1、从财务系统导出通讯费明细账，按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。
2、核对会计凭证后所附的手机费明细单以及对应员工级别和手机补贴。
3、核对会计凭证后所附的通话明细，结合当时与电信局签订的合同中关于话费的条款进行核实。
4、对单个电话通话时间超过一定时间或者联系对象异常者，则与通讯者进行访谈确认其是否为业务需要或者煲电话粥。
（3）常见审计发现：
存在员工煲电话粥的情况；未按照优惠条款进行费用支付导致多支付费用。
3审计案例
3.1 虚报费用案例
   审计人员在对业务招待费审计中，通过检查费用申请单，发现2笔费用，每笔金额分别为5000元，一笔是招待媒体人员，另外一笔是招待XX人员。发生在不同的时期，但是发票开具日期为同一日，而且票据联号。审计人员上门拜访了该酒店，并了解了该酒店最贵的一档套餐为3888元。审计人员对后面一张只招待一个人用了5000元有怀疑。进一步与报销人沟通，确认是分公司总经理请秘书申请报销，自己审批。经与总经理了解，此为公关消防的费用。而第一张发票确实存在多报费用的情况。



素材来源：审计实践

  • 2418 人看过
Baidu
map