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审计项目组获取所需审计资料，是审计项目工作至关重要的一环，直接决定了项目进展、价值、成败。基于审计实务，梳理出13个最应关注的核心事项，以及应对方法，供大家参考。一定要基于审计项目背景、目标、范围，明确审计所需的具体资料（样本）和信息，不要泛泛而言，不能仅仅简单提某类资料数量需求（比如需要10份付款凭证）。应对方法：充分理解项目背景、目标，评估审计风险，与相关人员进行沟通，明确资料和信息的具体需求。要明确各相关单位（部门）对应审计资料的提供责任人，否则在某些时候，会出现推诿、扯皮，影响审计工作进展的情况。应对方法：与被审计方领导协商确定资料提供的责任人，并让其清楚其职责所在。制定详细的资料清单，包括单位（部门）名称、所需资料名称、期间（时间）、格式、提供形式、数量、审计人员、资料提供人等信息。应对方法：通过总结过往审计项目在资料获取环节的经验、教训，编制一份清晰的资料清单模板格式，基于标准化的格式，对接资料需求，降低信息缺漏及偏差。合理安排资料的获取时间，确保资料按时提供。避免要求一次性提供全部资料，再开始检查和审阅资料，而应鼓励有节奏的分阶段的获取资料，最大程度的提高审计效率，避免窝工，亦能降低对被审计方日常工作的影响。应对方法：按审计项目总体时间规划，与被审计方协商确定资料提供的时间节点，必要时进行催促。一方面，在审计项目组内明确审计资料的保密要求，另一方面，向被审计方声明保密责任，便于后续高效提供资料。对于涉及敏感数据的项目，应重视数据安全保护，并采取必要的措施保护数据的机密性和完整性。
应对方法：审计项目组严格执行保密规定，签订保密承诺书，必要时，与被审计方签订保密协议。并通过加密敏感数据、限制数据访问权限、建立安全审计轨迹等措施来保障数据的安全性。建立共享文件平台，方便被审计方高效提供资料，亦便于审计人员之间及时分享各自对接资料最新情况。应对方法：可以借助网盘、云盘等云存储服务或企业内部文件管理系统等工具，实现文件的远程共享和协同编辑。参与资料获取的审计人员，对所收到的资料及时进行复核，确保其有效性和准确性，如存在偏差，第一时间向被审计方进行反馈，避免审计工作随性拖沓（被审计方往往比较反感就某一事项隔三差五的来回反复）。应对方法：在收到资料后进行仔细检查，核对资料与清单的一致性，并及时反馈问题或缺失。了解被审计方的整体的、宏观的内部控制体系，评估其对资料获取以及资料可靠性的影响。应对方法：通过内部访谈、搜集外部消息等途径初步了解被审计方内控情况，而非执行全面的内部控制细节测试。妥善保管审计获取的实物资料，主动做好交接签字，并切实维护实物资料安全。避免资料丢失损毁，以及发生此类情况时责任不清。提前与被审计方就资料提供事宜进行沟通，注重与被审计方保持良好的沟通协作关系，有利于促进资料的及时、高质量提供。坚决避免审计人员呈现高高在上、盛气凌人的姿态，人为造成对立。应对方法：建立友好的工作关系，及时回应被审计方的需求和问题，确保协作顺畅。注重利用信息技术来辅助高效选定、获取、复核、分析电子资料。应对方法：使用数据抽取工具、数据库查询工具或审计软件等，必要时借助更为专业的IT人员，以快速获取和分析大量数据。在复杂、自有审计资源不足的情况下，考虑引入外部专业人员或咨询机构提供支持和协助。应对方法：与专业机构或具备相关经验的人员合作，共同完成资料获取和处理工作。对于审计获取的重要资料和文件，应妥善保存备份，以备后续审计工作和可能的审计追溯需要。应对方法：建立合理的文件存档和备份制度，确保审计获取重要资料的长期保存。此外，要注重审计人员专业素质的不断提升，包括沟通能力、分析能力和技术能力等各方面，以更高效的获取审计所需资料。同时，通过持续的审计项目开展，以及一轮轮审计资料获取，审计人员要善于不断总结经验教训，建议可形成书面的《资料获取操作手册》并进行持续改进与迭代，持续提高资料获取工作的效率和质量。
素材来源：内审网 ，作者廉
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